Com a proximidade do fim do ano, as empresas precisam organizar o pagamento do 13º salário, considerando os prazos previstos na legislação, os valores devidos aos colaboradores e os impactos dessa obrigação no fluxo de caixa.
A preparação exige atenção às particularidades de cada contrato de trabalho e às informações utilizadas no processamento da folha. Neste artigo, você vai conferir as principais regras para o pagamento do 13º salário em 2026 e os cuidados que os empregadores precisam observar.
13º salário: quais são os prazos de pagamento em 2026?
O 13º salário é um direito trabalhista previsto na legislação brasileira, concedido anualmente aos empregados que atendem aos requisitos legais.
O pagamento é realizado em duas etapas, com datas estabelecidas pela legislação:
1. Primeira parcela: até 30 de novembro de 2026
Corresponde ao adiantamento do 13º salário e, em regra, equivale à metade do valor considerado para o cálculo. A legislação permite que esse adiantamento seja realizado entre fevereiro e novembro, respeitadas as condições aplicáveis.
2. Segunda parcela: até 20 de dezembro de 2026
Corresponde ao valor restante, considerando a remuneração devida, o adiantamento já realizado e os descontos legais cabíveis.
Vale observar que, em 2026, o dia 20 de dezembro será um domingo. Por isso, as empresas devem programar o pagamento da segunda parcela com antecedência, considerando o funcionamento das instituições financeiras e a necessidade de respeitar o prazo legal.
Como funciona o cálculo do 13º salário e quando o pagamento é proporcional?
O cálculo do 13º salário considera a remuneração do trabalhador e o período de serviço durante o ano.
Os empregados que trabalharam durante os 12 meses, com todos eles computáveis para essa finalidade, geralmente recebem o valor integral. Já aqueles admitidos ao longo do ano têm direito ao pagamento proporcional, conforme o tempo de serviço.
A legislação estabelece que cada mês com pelo menos 15 dias de trabalho computáveis corresponde a 1/12 do 13º salário. Assim, o valor devido depende da quantidade de meses considerados no cálculo.
Algumas situações exigem atenção específica:
- Admissões durante o ano: o cálculo deve considerar a data de contratação e os meses que geram direito ao benefício, aplicando a proporcionalidade correspondente;
- Afastamentos e licenças: dependendo do motivo e da duração, podem existir regras específicas para a contagem do período e a responsabilidade pelo pagamento;
- Remuneração variável: horas extras habituais, comissões e adicionais que integram a remuneração precisam ser considerados conforme os critérios previstos na legislação;
- Desligamentos: o 13º salário proporcional pode integrar as verbas rescisórias, dependendo da modalidade de encerramento do contrato.
No caso de trabalhadores que recebem remuneração variável, a apuração pode exigir um ajuste complementar após o fechamento de dezembro, observando o prazo legal de até 10 de janeiro do ano seguinte.
Por isso, o cálculo deve considerar o histórico de cada colaborador, especialmente quando houve mudanças contratuais ou na composição salarial ao longo do exercício.
Quais informações precisam ser conferidas na folha de pagamento?
Depois de identificar os valores devidos, a empresa precisa conferir se os dados utilizados no cálculo estão atualizados e se os registros trabalhistas correspondem à realidade de cada contrato.
Antes de finalizar o processamento da folha, o departamento pessoal deve verificar:
- Dados cadastrais e contratuais: confirmar se as informações dos empregados estão corretas e se alterações ocorridas durante o ano foram devidamente registradas;
- Registros de remuneração: conferir se as verbas salariais foram classificadas corretamente e se os valores correspondem aos registros da empresa;
- Adiantamentos anteriores: identificar pagamentos realizados ao longo do ano para evitar diferenças indevidas na segunda parcela;
- Encargos e descontos: verificar as incidências de contribuição previdenciária, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), quando aplicável, e Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Outro ponto importante é o registro das informações no eSocial, sistema utilizado para transmitir dados trabalhistas, previdenciários e tributários aos órgãos competentes.
O adiantamento do 13º salário deve ser informado na folha mensal correspondente ao pagamento. Já a folha anual do 13º é processada em dezembro, com o valor total devido e o desconto do adiantamento realizado.
Para as empresas sujeitas à regra geral, os eventos de remuneração e fechamento da folha anual precisam ser transmitidos até 20 de dezembro. Os encargos também possuem regras próprias de incidência e recolhimento, que devem ser observadas conforme a situação da empresa.
A conferência dessas informações ajuda a evitar divergências entre os valores pagos aos colaboradores e os dados transmitidos aos sistemas oficiais, reduzindo a necessidade de retificações posteriores.
Como organizar o fluxo de caixa para os pagamentos de fim de ano?
Como toda despesa anual, o 13º salário deve estar previsto no planejamento financeiro da empresa. A concentração dos pagamentos nos últimos meses do ano pode pressionar o caixa, principalmente quando há outros compromissos previstos para o mesmo período.
Para organizar os recursos necessários, algumas medidas são recomendadas:
- Projetar o valor total da obrigação: considerar a remuneração dos colaboradores, os pagamentos proporcionais e os encargos incidentes;
- Estabelecer uma programação financeira: reservar recursos ao longo do ano ou definir uma previsão que contemple as duas parcelas e os respectivos compromissos;
- Integrar financeiro e departamento pessoal: compartilhar informações atualizadas para que contratações, desligamentos e alterações salariais sejam refletidos nas projeções;
- Programar os pagamentos bancários: considerar os prazos legais, os dias sem expediente bancário e o tempo necessário para concluir as operações.
Essa organização permite avaliar o impacto do 13º salário junto às demais despesas de novembro e dezembro, como pagamentos a fornecedores, férias e obrigações tributárias.
Com uma previsão financeira atualizada, a empresa consegue distribuir melhor seus recursos e administrar os compromissos do encerramento do exercício.
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